Organisez un workshop pour vos salariés !

L’engagement des employés joue un rôle essentiel dans le succès d’une organisation. En effet, les employés qui s’impliquent à 100 % dans leur travail ne sont pas seulement plus productifs, ils apportent également une véritable valeur ajoutée en n’hésitant pas à partager leurs idées et leur expertise.

Et quoi de mieux qu’un workshop pour faire le plein d’idées rafraîchissantes ? D’une part, vous tirez pleinement profit du savoir-faire de vos collaborateurs et d’autre part, vous leur faites savoir que leur avis compte. De quoi les motiver davantage. Découvrez nos conseils pour réussir votre événement d’entreprise.

Définition du workshop

Le workshop est un atelier de travail où différents participants sont réunis pour discuter d’une problématique, échanger des propositions et partager des expériences. L’objectif de cet événement professionnel est que chacun apporte son point de vue et son expertise.

À quoi ressemble un workshop ?

Le workshop est animé par un leader qui dirige les débats et encourage les participants à s’exprimer. Le meneur reformule les idées pour préserver le fil conducteur des discussions et peut être amené à recadrer les participants qui sont trop bavards ou qui s’éloignent du sujet.

Le workshop rassemble idéalement 5 à 8 participants, mais il est tout à fait possible de créer des sous-groupes de 3 à 4 personnes lorsque le nombre de participants est plus élevé. L’important est de former des petits groupes pour que chacun ait la possibilité de s’exprimer.

En ce qui concerne la durée du workshop, il varie d’une heure à une journée en fonction des objectifs à atteindre. Pour une séance de brainstorming, on favorisera le format court n’excédant pas deux heures tandis que le workshop pédagogique s’étendra sur une demi-journée, voire une journée entière.

Pourquoi organiser un workshop pour ses employés ?

La tenue d’un workshop peut avoir plusieurs finalités, notamment :

• former les salariés : par exemple sur une nouvelle technique de travail ;

• fournir des informations générales ;

• trouver une solution à un problème donné.

Quels sont les avantages que vous pouvez en tirer ?

Le workshop est un mode de travail collaboratif qui présente de nombreux avantages :

• il facilite l’apprentissage : les salariés mémorisent mieux les informations, car ils participent activement à l’atelier de travail ;

• il améliore la communication et favorise le consensus ;

• il stimule la motivation des salariés ;

• il favorise le sentiment d’appartenance des salariés ;

• il stimule leur créativité grâce au foisonnement d’idées ;

• il développe la cohésion d’équipe.

Comment organiser un workshop ?

Préparation en amont

Dans le cadre de la préparation de votre réunion de travail, vous devez :

• établir un objectif spécifique et réalisable ;

• définir la liste des participants ;

• fixer une date qui convient à tout le monde ;

• choisir une salle de réunion – ni trop grande ni trop petite – pour accueillir les participants. Celle-ci doit être équipée de la logistique nécessaire : paperboard, marqueurs, feuilles blanches, stylos, vidéoprojecteur, etc. N’hésitez pas à en louer une si vous n’en avez pas à votre disposition.De nombreuses locations sont disponibles, à Paris, Lyon, Nice, Bruxelles, Anvers…

• Au besoin, faire appel à un service traiteur pour la pause-café et le déjeuner ;

• envoyer les invitations par email : si vous prévoyez d’inviter 10 participants, envoyez les invitations 10 jours à l’avance. Pour 20 participants, envoyez les invitations 20 jours à l’avance, ainsi de suite. N’oubliez pas de mentionner le titre du workshop (celui-ci doit être clair et descriptif) afin que vos collaborateurs puissent se préparer pour la réunion ;

• envoyer un rappel deux jours avant le jour J ;

• choisir le leader qui dirigera l’atelier et éventuellement un ou plusieurs responsables pour animer les activités des sous-groupes.

Remarque : pour un résultat optimal, le workshop doit être axé sur une seule thématique ou problématique. Autrement, l’objectif final sera brouillé et vos collaborateurs auront beaucoup de mal à s’y retrouver.

Le jour J

Ça y est, le jour tant attendu est arrivé. Pensez à arriver à l’avance pour vérifier que les tables des participants sont correctement installées, c’est-à-dire en U pour favoriser les interactions ou groupées pour les travaux de groupe. Vous devez également être présent sur les lieux avant tout le monde pour pouvoir accueillir les participants.

Après

Que votre évènement professionnel soit une réussite ou non, vous aurez certainement quelques leçons à en tirer. Alors, pensez à soumettre un questionnaire de satisfaction à vos collaborateurs et à faire un petit compte rendu.

Les clés pour réussir votre workshop

S’assurer que tout le monde est sur la bonne longueur d’onde

Même si le titre du workshop est assez explicite, le leader doit faire une petite introduction et réexpliquer l’objectif de la réunion. Il doit également en profiter pour lancer une discussion sur les objectifs globaux de l’entreprise et les moyens qu’elle met en œuvre pour les atteindre. Vos collaborateurs ne sont pas forcément au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise.

Mettre en place un environnement de travail agréable

Que vous organisiez des workshops de manière régulière ou ponctuelle, le workshop ne doit pas être perçu comme un travail supplémentaire. Il est primordial que ces réunions de travail se fassent dans une ambiance détendue et conviviale, propice à la réflexion (donc pas de workshop dans un endroit bruyant ou dans une salle avec baie vitrée donnant sur une rue passante).

Si les conditions de travail laissent à désirer, certaines langues risquent de ne pas se délier et vous allez finir par tourner en rond. Notre conseil : vous pouvez commencer le workshop avec un bon petit déjeuner ou offrir le repas à midi. Autre point : même s’il existe des workshops qui durent toute une journée, il est préférable, dans la mesure du possible, d’opter pour le format court.

Sélectionnez les meilleurs participants

Ceux qui excellent dans leur domaine et qui sont prêts à partager leur expertise et leur expérience. Nous sommes certains que vous n’aurez aucun mal à les détecter.

Visez la qualité

Assurez-vous que les présentations contiennent des informations utiles et que le meneur s’est bien préparé. Soyez précis sur le type d’informations que vous voulez obtenir lorsque vous confiez la mission de leader à un collaborateur.

Remerciez tous les participants

Vos collaborateurs seront plus enclins à participer aux prochains workshops si vous leur faites savoir que vous appréciez les efforts qu’ils fournissent. En reconnaissant leur désir d’améliorer leur performance, vous les encouragerez à faire encore mieux.

Publié le 1 juin 2017 par Louise Verguin. Cette article a été publié dans Assistant(e) de direction, Astuces pour vos événements, Tips pour d'autres événements et taggé brainstorming, bureau, créativité, idées, réunion, salariés, séminaire, workshop.

lien: http://blog.bird-office.com/blog/2017/06/01/organisez-workshop/